JENIS-JENIS SURAT & CONTOH BUSINESS LETTER

Banyak surat yang sering kita temukan, tapi kita belajar beberapa jenis surat yang dikutip oleh zonasiswa.com. Surat dikelompokkan dengan beberapa kategori sebagai berikut menurut zonasiswa.com

A. Berdasarkan Wujud Surat

1. Kartu Pos
Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm. Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya dijual di kantor pos.
2. Warkat Pos
Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.
3. Telegram
Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.
4. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan dalam berkomunikasi. Kelebihan surat ini dibanding dengan jenis surat yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam menulis isi surat; lebih santun dalam surat menyurat.

B. Berdasarkan Pembuatan Surat

1. Surat Pribadi
Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.
2. Surat Resmi
Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.

C. Berdasarkan Pesan Surat

1. Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.
2. Surat Setengah Resmi
Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat permohonan cuti.
3. Surat Sosial
Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.
4. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.
5. Surat Dinas
Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.
6. Surat Pengantar
Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.

D. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat

1. Surat Sangat Rahasia
Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.
2. Surat Rahasia
Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.
3. Surat Konfidensial
Surat yang isinya haya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.
4. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.

E. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat

1. Memorandum/ Memo
Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.
2. Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.
3. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.

F. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat

1. Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.
2. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup yang lebih luas.
3. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.

G. Berdasarkan Penyelesaian Surat

1. Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.
2. Surat Segera
Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
3. Surat Biasa
Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.

H. Berdasarkan Pengertian Umum

1. Surat Terbuka
Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, biak perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka.
2. Surat Tertutup
Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.
3. Surat Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan tetapi untuk beberapa hal perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu. 

 

Beberapa Jenis surat tersebut adalah surat yang sering kita gunakan dalam kehidupan sehari-hari, beberapa surat lain seperti surat niaga, surat bisnis, surat penawaran barang, surat pengajuan, surat kuasa, dan surat2 lainnya

berikut adalah contoh surat bisnis, diambil menggunakan bahasa ingggris menurut kutipan menurut OXFORD dictionary 

Business letters

When writing an official business letter, it's important to keep your tone and language relatively formal. Note that ‘formal’ doesn't mean pompous or obscure: you should use words with which you are familiar yourself and which you can reasonably expect the letter's recipient to understand.
You should also avoid technical phrases or jargon, particularly abbreviations, unless you are certain that the person you are writing to will understand them.

The opening

• Start your letter with the greeting Dear Mr (or Mrs, Ms, Miss, etc.) Surname.
• If you don't know the name of the person you are writing to begin with Dear Sir or Dear Madam; if you don't know their name or sex, use Dear Sir or Madam.
• If you know the person well or have a close working relationship with them, obviously it's perfectly appropriate to address them by their first name.

The content 

• Setting the scene: begin with a heading alerting the reader to the subject of the letter, and in your first sentence draw their attention to the matter you're going to raise or discuss. For example, In reply to your question concerning … or Thank you for your letter of …, or I recently wrote to you about …
• The main purpose: introduce your main point as early as possible. The aim is to communicate your request, proposal, decision, etc. in a clear, concise way. Once you have done this, you may want to give more details, perhaps adding further background or relevant facts
• Winding down: before the end of a business letter, it's usual to provide a brief summary of your expectations or of what you foresee as the possible outcomes. For example, I realize that you will be disappointed by this decision …, or I hope we can meet next week to discuss the issue …, or I look forward to hearing from you.

The close

The wording at the end of a business letter follows a standard format:

• If you know the name of the person you're writing to, you should end the letter withYours sincerely.
• If your letter begins with Dear Sir or Dear Madam, it should end with Yours faithfully.
• Your own name should be typed out underneath your signature, together with your position (if you have one, and if it's relevant to your letter).

Example Business Letter

    CV. REA PERSADA
    Jl. Starfruit Cimanggis
    Depok, 2015
    to
    Designation.
    Store click.com
    Jl. Agus Salim Kotabaru
    Kalimantan

    With regard,

    Through this letter, let us introduce our company to you. Our company named CV. REA PERSADA engaged in spare parts distributor HP

    According to the information we collect, store store spareparthp Click.com is thriving in South Kalimantan Kotabaru. In this connection, let us offer some spare hp products that we market. Along with this letter we attach a list of items and prices respectively.

    If your company needs our services, then simply contact us by phone (00) 5454545467 and we'll send goods directly to the site.

    We hope that this offer can be continued in the form of cooperation that is beneficial to both parties. If Mr interested, we are ready to make presentations and conduct further discussed.

    Thus we submit the offer letter, delivered thank you for your attention.

    Sincerely,
    CV. REA PERSADA
    Junos
    Marketing Manager


Sumber :
1. http://www.zonasiswa.com/2014/01/jenis-jenis-surat-lengkap.html
2. http://www.oxforddictionaries.com/words/business-letters?q=Business+letters
3. http://contoh-surat.org/contoh-surat-bisnis-dalam-bahasa-inggris.html